Федеральный закон N 227-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" от 27 июля 2010 года вносит значительные коррективы во взаимоотношения гражданина с госорганами. Не менее существенные перемены ждут и бизнес. В январе 2011 года юридические лица будут вправе предоставлять надзорным органам не бумажные документы, заверенные печатью и подписью уполномоченного лица, а электронные. Предполагается, что проверки трудовой и пожарной инспекций, СЭС или Роспотребнадзора для крупных компаний и небольших фирм станут процедурами не такими утомительными и, самое главное, менее затратными.
В ходе документарных плановых и внеплановых проверок, регулируемых Федеральным законом от 26 декабря 2008 года N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей...", компании обязаны направить документы, которые запросил тот или иной орган контроля, в течение десяти рабочих дней. Могут быть проверены более сотни типов документов: о создании и регистрации организации, лицензии и сертификаты, договора аренды и подряда и т.д. Документация по текущему составу может быть запрошена трудовой инспекцией или Пенсионным фондом. Контролируются также уведомления о начале деятельности для бизнеса в области оказания гостиничных и бытовых услуг, розничной и оптовой торговли и т.д.
Статья 25 закона N 227-ФЗ дает право представлять запрашиваемые документы в электронной форме. Крупным ритейлерам, салонам сотовой связи, автодилерам, промышленным компаниям с территориально-распределенной структурой - всем, к кому может прийти проверка в любой точке страны, будет достаточно обратиться в свой банк данных за актуальными электронными документами и передать их в орган контроля.
Такой электронный архив был создан, например, в одной из крупнейших техно-логистических компаний "Томилино", поскольку здесь ежегодно при заключении договоров с субподрядчиками готовится по несколько сотен пакетов правоустанавливающих и разрешительных документов.
Кроме того, российские компании, работающие с государственными структурами, согласно закону N 94-ФЗ, не будут иметь договоров на бумаге, поскольку по итогам электронных аукционов заключаются только электронные госконтракты. Их распечатка не придаст документам легитимность, поскольку электронную цифровую подпись распечатать нельзя.
На следующем этапе развития электронных госуслуг и функций предприятиям предстоит всю истребованную документацию в электронной форме предоставлять и в налоговые органы. Связано это в том числе с тем, что внесенные изменения в Закон N 229-ФЗ разрешают обмен электронными счетами-фактурами между юридическими лицами. Когда будет нормативно регламентирован оборот счетов-фактур и утвержден их единый формат, налоговикам придется принимать электронные документы у компаний, которые обмениваются со своими контр агентами электронными счетами-фактурами.
Естественно, не стоит ожидать, что на все отчетные документы будут разработаны специальные формы для их передачи в электронном виде, поскольку договора, акты, допсоглашения, существенную переписку регламентировать невозможно в принципе.
Следовательно, в документообороте между контрагентами все равно станут "жить" как электронные, так и бумажные документы, причем последние будут преобладать, а это сводит на нет все преимущества электронного взаимодействия. Чтобы привести бухгалтерский документооборот к единому формату, исключить два потока движения документов, компаниям придется создавать однородные массивы. Поскольку из электронного документа невозможно сделать легитимный бумажный аналог, единообразие информационного массива будет обеспечиваться электронными документами.
Обозначив некую точку отсчета, компания может начать оцифровывать документы и, создав электронный ресурс, поддерживать его всегда в актуальном состоянии. Электронный архив станет частью системы, в которой потоку бумажных документов будет невозможно существовать. Интеграция хранилища электронных документов с системой управления предприятием (ERP) и подключение к спецоператору завершат для компании шаги к взаимодействию с проверяющими инстанциями в электронном виде.
Переход на электронный формат отношений с проверяющими органами обеспечит коммерческим организациям снижение издержек, эффективность бизнес-процессов, репутационные преимущества и т.п. Главное, чтобы компании, осознав все эти выгоды, ответственно подошли к организации электронного взаимодействия с государством.